Política de privacidad

1. A quién se aplica esta Política

Esta Política se aplica a:

• Visitantes del Sitio web — personas que navegan por https://khemhq.com o envían consultas.
• Clientes — empresas que contratan a Khem para los Servicios.
• Usuarios finales — personas que interactúan con agentes de IA, recepcionistas, flujos de reserva u otros Servicios que operamos por cuenta de un Cliente (por ejemplo, quienes llaman o reservan citas).

Para los datos tratados por cuenta de un Cliente (incluidos la mayoría de los datos de Usuarios finales), el Cliente es el responsable del tratamiento (o empresa) y Khem actúa como encargado (o proveedor de servicios). En esos casos, la política de privacidad del Cliente rige la recopilación y el uso, y las personas deben dirigir sus solicitudes al Cliente correspondiente. Esta Política describe las prácticas propias de Khem.

2. Información que recopilamos

Información que proporciona directamente:

• Datos de contacto como nombre, nombre de la empresa, correo electrónico y número de teléfono.
• Información enviada mediante formularios de consulta o solicitud.
• Información empresarial compartida durante la incorporación o implementación.

Datos del Cliente y de integraciones:

• Información empresarial, configuraciones y contenido que un Cliente proporciona para configurar los Servicios.
• Datos accesibles mediante integraciones autorizadas por un Cliente (por ejemplo, registros de CRM, calendarios o correo electrónico).

Datos de interacción de Usuarios finales (tratados por cuenta de un Cliente):

• Información proporcionada durante llamadas, mensajes, reservas o admisión, que puede incluir nombre, contacto, detalles de citas y contenido de la comunicación.
• Audio y transcripciones de llamadas cuando el Cliente activa la grabación.

Información recopilada automáticamente (registros del servidor):

Cuando accede al Sitio web, nuestra infraestructura de alojamiento registra automáticamente datos estándar, que pueden incluir:

• Dirección IP y nombre de host del dispositivo de acceso
• Tipo y versión del navegador
• Sistema operativo
• URL de referencia
• Fecha y hora de la solicitud
• Páginas visitadas

Estos datos se usan para seguridad, resolución de problemas y análisis agregados o estadísticos, y generalmente no para identificarle individualmente. Podemos revisarlos de forma retrospectiva si detectamos indicios de uso indebido o actividad ilegal.

• Cookies y tecnologías similares limitadas, según la Sección 7. Nuestro sitio no utiliza rastreadores analíticos ni publicitarios.

De dónde obtenemos la información. Normalmente recibimos la información personal directamente de usted. También podemos recibirla de un Cliente, de personas que interactúan con sus agentes de IA y de integraciones de terceros autorizadas que conecte el Cliente.

¿Debe proporcionarla? No está obligado a proporcionar información personal, pero si decide no hacerlo, quizá no podamos ofrecerle total o parcialmente el Sitio web o los Servicios.

3. Cómo utilizamos la información

Utilizamos la información para:

• Proporcionar, operar, mantener y mejorar el Sitio web y los Servicios.
• Responder consultas y proporcionar asesoramiento inicial.
• Configurar y respaldar las implementaciones de Clientes.
• Operar agentes de IA, recepcionistas, reservas, admisión y automatizaciones relacionadas por cuenta de un Cliente.
• Comunicarnos con usted sobre su cuenta, proyectos o solicitudes de soporte.
• Mantener la seguridad e integridad de nuestros sistemas.
• Cumplir obligaciones legales y hacer valer nuestros acuerdos.

No vendemos su información personal ni la «compartimos» para publicidad conductual entre contextos, según la definición de las leyes estatales estadounidenses aplicables.

Bases jurídicas del tratamiento. Solo tratamos información personal cuando existe una razón válida. Según la situación, la base puede ser una o varias de las siguientes:

• Su consentimiento — por ejemplo, cuando acepta comunicaciones de marketing.
• Ejecución de un contrato — para prestar los Servicios solicitados por usted o su organización, o adoptar medidas antes de celebrar un contrato.
• Obligaciones legales — para cumplir leyes, reglamentos y solicitudes legítimas aplicables.
• Intereses legítimos — cuando tenemos un interés empresarial razonable (como operar, proteger y mejorar los Servicios) que no prevalece sobre sus derechos y libertades.

Cuando nos basamos en el consentimiento, puede retirarlo en cualquier momento, como se indica en la Sección 10.

4. Tratamiento mediante IA

Nuestros Servicios utilizan tecnologías de inteligencia artificial, incluidos proveedores externos de modelos de IA, para generar respuestas, resúmenes, recomendaciones y comunicaciones.

La información tratada por estos sistemas puede transmitirse a proveedores de modelos de IA y ser tratada por ellos únicamente para prestar los Servicios. Los resultados generados por IA pueden contener errores y el Cliente debe revisarlos cuando proceda, según nuestros Términos y condiciones.

5. Llamadas, mensajes y grabación

Cuando un Cliente activa llamadas, mensajería o grabación, tratamos los datos de comunicación asociados por su cuenta.

El Cliente es responsable de proporcionar los avisos y obtener los consentimientos exigidos antes de realizar llamadas, mensajes o grabaciones, incluida la divulgación de que una persona interactúa con un sistema automatizado o de IA y el consentimiento a la grabación cuando la ley lo requiera. Consulte la Sección 7 de nuestros Términos y condiciones.

6. Cómo compartimos la información

Podemos compartir información con:

• Proveedores de servicios e integraciones que nos ayudan a operar los Servicios, incluidos, entre otros:
  • Cal.com
  • Plataformas de CRM
  • Proveedores de correo electrónico
  • Proveedores de telefonía
  • Proveedores de calendarios
  • Proveedores de modelos de IA
• Clientes, cuando la información se recopiló por cuenta de ese Cliente.
• Destinatarios jurídicos y de seguridad, cuando la divulgación sea exigida por ley, para hacer valer nuestros acuerdos o proteger los derechos, la seguridad o los bienes de Khem, nuestros Clientes u otras personas.
• Transferencias empresariales, en relación con una fusión, adquisición, financiación o venta de activos.

Estos terceros solo están autorizados a utilizar la información cuando sea necesario para prestarnos sus servicios o cuando lo exija la ley. Su tratamiento se rige por sus propios términos y políticas de privacidad.

7. Cookies y tecnologías de seguimiento

Nuestro Sitio web es de desarrollo propio y está alojado en Vercel. No utilizamos Google Analytics, rastreadores publicitarios o de marketing ni cookies analíticas de terceros, y no usamos cookies para crear perfiles publicitarios.

Nuestro proveedor de alojamiento puede instalar un número limitado de cookies estrictamente necesarias o tratar datos técnicos básicos para ofrecer el sitio de forma segura y fiable (por ejemplo, para equilibrio de carga o seguridad). No los usamos para seguimiento ni publicidad.

Si incorporamos análisis u otras tecnologías de seguimiento en el futuro, actualizaremos esta Política y, cuando la ley lo exija, ofreceremos un mecanismo de consentimiento.

Puede controlar o eliminar las cookies en la configuración de su navegador. Desactivarlas puede afectar a algunas funciones del Sitio web.

8. Conservación de datos

Conservamos la información personal mientras sea necesaria para prestar los Servicios, cumplir los fines de esta Política, observar obligaciones legales, resolver disputas y hacer valer nuestros acuerdos.

Los datos tratados por cuenta de un Cliente se conservan según sus instrucciones y el Acuerdo de Cliente aplicable. Tras la terminación, y sujeto a las obligaciones legales de conservación, devolvemos o eliminamos los Datos del Cliente en un plazo comercialmente razonable previa solicitud escrita.

Como regla general, conservamos las grabaciones de llamadas y sus transcripciones durante 30 días, tras lo cual se eliminan, salvo que la ley exija un plazo mayor, sea necesario para resolver una disputa o se acuerde otra cosa por escrito con el Cliente. Otras categorías (como formularios de consulta y registros de cuenta) solo se conservan durante el tiempo necesario para los fines anteriores.

9. Seguridad de los datos

Mantenemos medidas técnicas y organizativas comercialmente razonables para proteger la información personal frente a acceso no autorizado, pérdida, uso indebido o alteración. Pueden incluir restricciones de acceso, cifrado en tránsito y reposo y proveedores acreditados.

El Sitio web utiliza cifrado SSL/TLS para proteger la información transmitida entre su navegador y nuestro sitio. Puede reconocer una conexión cifrada por el prefijo «https://» y el icono de candado de la barra de direcciones.

Ningún método de transmisión o almacenamiento es completamente seguro y no podemos garantizar una seguridad absoluta.

10. Sus derechos de privacidad

Según dónde viva, puede tener derechos sobre su información personal, incluido el derecho a:

• Acceder a la información personal que conservamos sobre usted.
• Solicitar la corrección de información inexacta.
• Solicitar la eliminación de su información.
• Oponerse a determinados tratamientos, incluida la «venta» o el «intercambio» de información personal, cuando proceda.
• Recibir una copia de su información en formato portátil.
• Retirar el consentimiento en cualquier momento cuando el tratamiento se base en él (por ejemplo, cancelando comunicaciones de marketing o escribiéndonos). La retirada no afecta al tratamiento realizado antes de su solicitud.

Para ejercer estos derechos, contáctenos en support@khemhq.com. We will respond as required by applicable law. We will not discriminate against you for exercising your rights.

Si Khem recopiló su información por cuenta de un Cliente (por ejemplo, como Usuario final de su agente de IA), dirija la solicitud a ese Cliente; le ayudaremos a responder según sea necesario.

Residentes de California (CCPA/CPRA). Si reside en California, tiene derecho a conocer la información personal que recopilamos, usamos y divulgamos; solicitar acceso y una copia; pedir su corrección o eliminación; y oponerse a su venta o intercambio. Como se indica, no vendemos ni compartimos información personal. No le discriminaremos por ejercer sus derechos. Puede designar a un agente autorizado y recurrir una denegación contactándonos. Cuando actuemos como proveedor para un Cliente, las solicitudes relativas a esos datos deben dirigirse a dicho Cliente y le ayudaremos según corresponda.

Residentes de la UE, el Reino Unido y el EEE (RGPD/RGPD del Reino Unido). Si se encuentra en el Espacio Económico Europeo, el Reino Unido o Suiza, tiene derecho a acceder, rectificar, borrar, limitar u oponerse al tratamiento, a la portabilidad y a retirar el consentimiento cuando el tratamiento se base en él. Las bases jurídicas se describen en la Sección 3. También puede reclamar ante su autoridad local de protección de datos o supervisión. Cuando tratamos datos por cuenta de un Cliente, este es el responsable y nosotros el encargado; dirija entonces su solicitud al Cliente y le ayudaremos según sea necesario. Las transferencias internacionales y salvaguardias se describen en la Sección 11.

Responderemos a las solicitudes verificables dentro de los plazos exigidos por la legislación aplicable.

11. Transferencias internacionales de datos

Estamos establecidos en Estados Unidos y la información que tratamos puede almacenarse y procesarse allí o en otros países donde operemos nosotros o nuestros proveedores. Esos países pueden tener leyes de protección diferentes. Cuando sea necesario, adoptamos medidas para garantizar salvaguardias adecuadas en las transferencias internacionales.

12. Privacidad de los menores

El Sitio web y los Servicios están destinados a empresas y no se dirigen a menores de 13 años (o la edad mínima equivalente en la jurisdicción aplicable). No recopilamos deliberadamente información personal de menores. Si cree que un menor nos ha proporcionado información, contáctenos para que adoptemos las medidas adecuadas.

13. Enlaces de terceros

El Sitio web puede contener enlaces a sitios o servicios de terceros. No somos responsables de sus prácticas de privacidad y le recomendamos revisar sus políticas.

14. Cambios en esta Política

Podemos actualizar periódicamente esta Política de privacidad. La «Fecha de entrada en vigor» anterior refleja la revisión más reciente. El uso continuado del Sitio web o los Servicios después de publicar cambios constituye la aceptación de la Política actualizada.

15. Contacto

Las preguntas o solicitudes relativas a esta Política de privacidad pueden dirigirse a:

Khem

Correo electrónico: support@khemhq.com

Sitio web: https://khemhq.com