Politique de confidentialité

1. Champ d'application de la présente Politique

La présente Politique s'applique aux :

• Visiteurs du Site web — personnes qui consultent https://khemhq.com ou envoient des demandes.
• Clients — entreprises qui font appel à Khem pour les Services.
• Utilisateurs finaux — personnes qui interagissent avec les agents IA, réceptionnistes, parcours de réservation ou autres Services que nous exploitons pour le compte d'un Client (par exemple, les appelants ou les personnes qui réservent un rendez-vous).

Pour les données traitées pour le compte d'un Client (notamment la plupart des données des Utilisateurs finaux), le Client est le responsable du traitement (ou l'entreprise) et Khem agit comme sous-traitant (ou prestataire de services). Dans ce cas, la politique de confidentialité du Client régit la collecte et l'utilisation des données, et les personnes doivent adresser leurs demandes au Client concerné. La présente Politique décrit les pratiques propres à Khem.

2. Données que nous recueillons

Données que vous fournissez directement :

• Coordonnées telles que nom, raison sociale, adresse e-mail et numéro de téléphone.
• Informations envoyées au moyen de formulaires de demande ou de consultation.
• Informations professionnelles communiquées pendant l'intégration ou la mise en œuvre.

Données du Client et des intégrations :

• Informations professionnelles, configurations et contenus fournis par un Client pour configurer les Services.
• Données accessibles par les intégrations autorisées par un Client (par exemple, dossiers CRM, agendas ou e-mails).

Données d'interaction des Utilisateurs finaux (traitées pour le compte d'un Client) :

• Informations fournies pendant les appels, messages, réservations ou l'accueil — pouvant inclure le nom, les coordonnées, les détails du rendez-vous et le contenu de la communication.
• Audio et transcriptions des appels lorsque l'enregistrement est activé par le Client.

Données recueillies automatiquement (journaux serveur) :

Lorsque vous accédez au Site web, notre infrastructure d'hébergement enregistre automatiquement des données de journal standard, qui peuvent comprendre :

• Adresse IP et nom d'hôte de l'appareil utilisé
• Type et version du navigateur
• Système d'exploitation
• URL de provenance
• Date et heure de la requête
• Pages consultées

Ces données servent à la sécurité, au dépannage et aux analyses agrégées ou statistiques, et ne sont généralement pas utilisées pour vous identifier individuellement. Nous pouvons les examiner a posteriori si nous détectons des signes d'utilisation abusive ou d'activité illégale.

• Cookies et technologies similaires limités, comme indiqué à la Section 7. Notre site n'utilise aucun outil de suivi publicitaire ou analytique.

Origine des données. Nous recevons généralement les données personnelles directement de vous. Nous pouvons aussi les recevoir d'un Client, de personnes qui interagissent avec les agents IA d'un Client et d'intégrations tierces autorisées connectées par un Client.

Êtes-vous tenu de les fournir ? Vous n'êtes pas tenu de fournir des données personnelles, mais si vous choisissez de ne pas le faire, nous pourrions ne pas être en mesure de vous fournir tout ou partie du Site web ou des Services.

3. Utilisation des données

Nous utilisons les données pour :

• Fournir, exploiter, maintenir et améliorer le Site web et les Services.
• Répondre aux demandes et proposer des consultations.
• Mettre en place, configurer et accompagner les déploiements des Clients.
• Exploiter les agents IA, réceptionnistes, réservations, accueils et automatisations connexes pour le compte d'un Client.
• Communiquer avec vous au sujet de votre compte, de vos projets ou de vos demandes d'assistance.
• Préserver la sécurité et l'intégrité de nos systèmes.
• Respecter nos obligations légales et faire appliquer nos accords.

Nous ne vendons pas vos données personnelles et ne les « partageons » pas à des fins de publicité comportementale intercontextuelle au sens des lois américaines applicables sur la protection de la vie privée.

Bases juridiques du traitement. Nous ne traitons les données personnelles que lorsque nous disposons d'un motif valable. Selon la situation, cette base est l'une ou plusieurs des suivantes :

• Votre consentement — par exemple, lorsque vous acceptez de recevoir des communications marketing.
• Exécution d'un contrat — pour fournir les Services demandés par vous ou votre organisation, ou prendre des mesures précontractuelles.
• Obligations légales — pour respecter les lois, réglementations et demandes licites applicables.
• Intérêts légitimes — lorsque nous poursuivons un intérêt commercial raisonnable (tel que l'exploitation, la sécurisation et l'amélioration de nos Services) qui ne prévaut pas sur vos droits et libertés.

Lorsque nous nous fondons sur le consentement, vous pouvez le retirer à tout moment, comme indiqué à la Section 10.

4. Traitement par IA

Nos Services utilisent des technologies d'intelligence artificielle, notamment des fournisseurs tiers de modèles d'IA, pour générer des réponses, résumés, recommandations et communications.

Les données traitées par ces systèmes peuvent être transmises à des fournisseurs de modèles d'IA et traitées par eux uniquement afin de fournir les Services. Les résultats générés par l'IA peuvent comporter des erreurs et doivent être examinés par le Client lorsque cela est approprié, comme indiqué dans nos Conditions générales.

5. Appels, messages et enregistrements

Lorsqu'un Client active les appels, la messagerie ou l'enregistrement des appels, nous traitons les données de communication associées pour son compte.

Le Client est responsable de fournir les avis requis et d'obtenir les consentements nécessaires avant tout appel, message ou enregistrement, notamment d'informer la personne qu'elle interagit avec un système automatisé ou une IA et d'obtenir son consentement à l'enregistrement lorsque la loi l'exige. Voir la Section 7 de nos Conditions générales.

6. Partage des données

Nous pouvons partager des données avec :

• Prestataires de services et intégrations qui nous aident à exploiter les Services, notamment :
  • Cal.com
  • Plateformes CRM
  • Fournisseurs de messagerie électronique
  • Fournisseurs de téléphonie
  • Fournisseurs d'agendas
  • Fournisseurs de modèles d'IA
• Clients, lorsque les données ont été recueillies pour le compte de ce Client.
• Destinataires juridiques et de sécurité, lorsque la divulgation est imposée par la loi, nécessaire à l'application de nos accords ou à la protection des droits, de la sécurité ou des biens de Khem, de nos Clients ou d'autrui.
• Transferts d'entreprise, dans le cadre d'une fusion, acquisition, opération de financement ou cession d'actifs.

Ces tiers ne sont autorisés à utiliser les données que dans la mesure nécessaire à la fourniture de leurs services ou exigée par la loi. Leur traitement est soumis à leurs propres conditions et politiques de confidentialité.

7. Cookies et technologies de suivi

Notre Site web est développé en interne et hébergé sur Vercel. Nous n'utilisons ni Google Analytics, ni outils de suivi publicitaire ou marketing, ni cookies d'analyse tiers, et nous n'utilisons pas de cookies pour créer des profils publicitaires.

Notre hébergeur peut déposer un nombre limité de cookies strictement nécessaires ou traiter des données techniques élémentaires requises pour fournir le site de manière sûre et fiable (par exemple, pour la répartition de charge ou la sécurité). Nous ne les utilisons ni pour le suivi ni pour la publicité.

Si nous ajoutons ultérieurement des outils d'analyse ou d'autres technologies de suivi, nous mettrons à jour la présente Politique et fournirons, lorsque la loi l'exige, un mécanisme de consentement.

Vous pouvez contrôler ou supprimer les cookies dans les paramètres de votre navigateur. Leur désactivation peut affecter certaines fonctionnalités du Site web.

8. Conservation des données

Nous conservons les données personnelles aussi longtemps que nécessaire pour fournir les Services, atteindre les finalités décrites dans la présente Politique, respecter nos obligations légales, résoudre les litiges et faire appliquer nos accords.

Les données traitées pour le compte d'un Client sont conservées selon ses instructions et l'Accord Client applicable. Après résiliation, sous réserve des obligations légales de conservation, nous restituons ou supprimons les Données Client dans un délai commercialement raisonnable sur demande écrite.

En règle générale, nous conservons les enregistrements des appels et leurs transcriptions pendant 30 jours, après quoi elles sont supprimées, sauf si une durée supérieure est imposée par la loi, nécessaire au règlement d'un litige ou convenue autrement par écrit avec le Client. Les autres catégories de données (comme les formulaires de demande et dossiers de compte) ne sont conservées que le temps nécessaire aux finalités décrites ci-dessus.

9. Sécurité des données

Nous appliquons des mesures techniques et organisationnelles commercialement raisonnables visant à protéger les données personnelles contre l'accès non autorisé, la perte, l'utilisation abusive ou l'altération. Elles peuvent inclure des restrictions d'accès, le chiffrement en transit et au repos et le recours à des prestataires réputés.

Le Site web utilise le chiffrement SSL/TLS pour protéger les données transmises entre votre navigateur et notre site. Une connexion chiffrée est reconnaissable au préfixe « https:// » et à l'icône de cadenas dans la barre d'adresse.

Aucun moyen de transmission ou de stockage n'est totalement sûr, et nous ne pouvons garantir une sécurité absolue.

10. Vos droits en matière de vie privée

Selon votre lieu de résidence, vous pouvez disposer de droits concernant vos données personnelles, notamment celui de :

• Accéder aux données personnelles que nous détenons à votre sujet.
• Demander la rectification des données inexactes.
• Demander la suppression de vos données.
• Vous opposer à certains traitements, notamment à la « vente » ou au « partage » de données personnelles, le cas échéant.
• Recevoir une copie de vos données dans un format portable.
• Retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement repose sur celui-ci (par exemple, en vous désabonnant des e-mails marketing ou en nous écrivant). Le retrait n'affecte pas les traitements déjà effectués avant votre demande.

Pour exercer ces droits, contactez-nous à l'adresse support@khemhq.com. We will respond as required by applicable law. We will not discriminate against you for exercising your rights.

Si vos données ont été recueillies par Khem pour le compte d'un Client (par exemple, en tant qu'Utilisateur final de son agent IA), adressez votre demande à ce Client ; nous l'aiderons à répondre comme requis.

Résidents de Californie (CCPA/CPRA). Si vous résidez en Californie, vous avez le droit de connaître les données personnelles que nous recueillons, utilisons et divulguons ; d'y accéder et d'en obtenir une copie ; d'en demander la rectification ou la suppression ; et de refuser leur vente ou leur partage. Comme indiqué ci-dessus, nous ne vendons ni ne partageons de données personnelles. Nous ne vous discriminerons pas pour l'exercice de vos droits. Vous pouvez désigner un mandataire autorisé et contester un refus en nous contactant. Lorsque nous agissons comme prestataire pour un Client, les demandes relatives à ces données doivent lui être adressées et nous l'assisterons comme requis.

Résidents de l'UE, du Royaume-Uni et de l'EEE (RGPD/RGPD britannique). Si vous résidez dans l'Espace économique européen, au Royaume-Uni ou en Suisse, vous disposez de droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation ou d'opposition au traitement, de portabilité et de retrait du consentement lorsque le traitement repose sur celui-ci. Les bases juridiques sont décrites à la Section 3. Vous pouvez également saisir votre autorité locale de protection des données ou de contrôle. Lorsque nous traitons des données pour le compte d'un Client, celui-ci est responsable du traitement et nous sommes sous-traitant ; adressez-lui alors votre demande et nous l'assisterons comme requis. Les transferts internationaux et garanties sont décrits à la Section 11.

Nous répondrons aux demandes vérifiables dans les délais imposés par la loi applicable.

11. Transferts internationaux de données

Nous sommes établis aux États-Unis et les données que nous traitons peuvent y être stockées et traitées, ou dans d'autres pays où nous ou nos prestataires exerçons. Ces pays peuvent appliquer des lois différentes. Lorsque cela est requis, nous prenons des mesures pour assurer des garanties appropriées aux transferts internationaux.

12. Protection de la vie privée des enfants

Le Site web et les Services sont destinés aux entreprises et ne s'adressent pas aux enfants de moins de 13 ans (ou de l'âge minimum équivalent dans le territoire concerné). Nous ne recueillons pas sciemment leurs données personnelles. Si vous pensez qu'un enfant nous a fourni des informations, contactez-nous afin que nous prenions les mesures appropriées.

13. Liens vers des tiers

Le Site web peut contenir des liens vers des sites ou services tiers. Nous ne sommes pas responsables de leurs pratiques de confidentialité et vous invitons à consulter leurs politiques.

14. Modifications de la présente Politique

Nous pouvons mettre à jour périodiquement la présente Politique de confidentialité. La « Date d'entrée en vigueur » ci-dessus correspond à la dernière révision. La poursuite de l'utilisation du Site web ou des Services après publication des modifications vaut acceptation de la Politique mise à jour.

15. Nous contacter

Les questions ou demandes relatives à la présente Politique de confidentialité peuvent être adressées à :

Khem

E-mail : support@khemhq.com

Site web : https://khemhq.com